La orden de trabajo es el taller entero en una hoja
Cada vehículo que entra abre una. Desde ahí, recepción, el mecánico y caja leen lo mismo: a qué vino el cliente, qué se encontró, qué autorizó y cuánto se cobra. Cuando el carro sale, la orden se va al historial y ya no depende de que alguien se acuerde.
Lo que cuesta la hoja suelta
No es que falte trabajo. Es que el trabajo entra más rápido de lo que alguien alcanza a anotarlo, y lo que no está escrito lo paga el taller.
Se traspapela
La hoja del carro que se quedó bajo el teclado. El mecánico hace lo que se acuerda, no lo que se acordó.
Nadie sabe en qué va
«¿Cómo va mi carro?» y hay que ir a la bahía a preguntar. Tres veces al día, por cada cliente.
Se cobra de menos
El trabajo extra que se hizo y no se cobró porque no quedó apuntado en ningún lado.
Los cinco estados de una orden
Ni tres ni once. Cinco alcanzan para cualquier taller, porque cada uno contesta una pregunta distinta y ninguno se repite.
- 1
Recibida
Recepción
Entró el vehículo y quedó escrito con qué llegó y a qué vino.
- 2
En diagnóstico
Mecánico
Alguien está viendo el carro. Todavía no hay precio que dar.
- 3
Presupuestada
Recepción
Hay trabajos, refacciones y un total. Falta el sí del cliente.
- 4
En reparación
Mecánico
Autorizada. Se trabaja solo sobre lo que el cliente aprobó.
- 5
Entregada
Caja
Cobrada y cerrada. Se fue al historial del vehículo.
La lista de órdenes se filtra por estado, así que «qué hay en las bahías» y «qué está esperando respuesta del cliente» son dos clics, no un recorrido por el taller. El razonamiento completo está en cómo llevar las órdenes de trabajo de un taller.
Qué lleva una orden completa
Seis partes, y cada una existe porque su ausencia se paga después. Ninguna es un campo que llenar por llenar.
- 01
El cliente y el vehículo
Quién trae el carro y cuál de sus carros es. Si ya vino antes, no se vuelve a capturar nada.
- 02
El motivo de entrada
Lo que el cliente dijo, con sus palabras. «Hace un ruido al frenar» no es lo mismo que «cambio de balatas».
- 03
El diagnóstico
Lo que el mecánico encontró. Va aparte del motivo, porque casi nunca son la misma cosa y eso es justo lo que explica el precio.
- 04
Los trabajos y las refacciones
Cada mano de obra con su precio, cada refacción con su cantidad. El total se arma solo y nadie lo suma a mano.
- 05
La autorización
Quién autorizó, cuándo y sobre qué monto. Lo que se agrega después de eso se autoriza otra vez.
- 06
Los cobros
Anticipo, saldo y forma de pago. Se registran sobre la orden, no en una libreta aparte.
Lo que cambia cuando la orden vive en la aplicación
Tres personas, una sola orden
Recepción abre, el mecánico anota y caja cobra sobre el mismo documento, cada quien desde su computadora y al mismo tiempo.
El total no se calcula dos veces
El total se arma con los trabajos y las refacciones que realmente se pusieron. No hay una suma a mano que revisar.
La refacción se descuenta sola
Las refacciones salen del inventario dentro de la orden, así que el anaquel y el cobro nunca se contradicen.
Se convierte en historial
Al cerrarse, la orden se guarda en la ficha del vehículo. La próxima vez que entre, está ahí con fecha, kilometraje e importe.
Se busca, no se recuerda
Por placa, por nombre del cliente o por número de orden. Órdenes de hace dos años incluidas: no hay archivo muerto, hay una búsqueda.
Preguntas sobre las órdenes de trabajo
- ¿Cuántas órdenes de trabajo abro por vehículo?
- Una por entrada del vehículo. Si el mismo carro vuelve un mes después por otra cosa, es otra orden: así el historial dice qué se hizo cada vez y no una mezcla de las dos.
- ¿Se puede imprimir la orden para que el cliente la firme?
- Sí. Se imprime con los trabajos, las refacciones y el total, y es la que el cliente firma. También queda en la aplicación, así que si se pierde el papel la orden sigue existiendo.
- ¿Qué pasa si el trabajo crece a mitad de la reparación?
- Sí, y queda registrado. Al agregar un trabajo después de la autorización, la orden vuelve a pedir el sí del cliente sobre el nuevo total. Es lo que evita la discusión en la entrega.
- ¿El mecánico puede modificar los precios de la orden?
- Cada quien ve lo suyo. El mecánico anota lo que hizo y las refacciones que usó, pero no cambia precios ni cobra; caja cobra, pero no reabre trabajos. Cada acción queda con el nombre de quien la hizo.
- ¿Cómo veo en qué va cada vehículo del taller?
- Se filtran por estado. «En reparación» son los carros que están en las bahías, «Presupuestada» son los que esperan respuesta del cliente. Es el tablero del día sin tener que preguntarle a nadie.
Abre tu primera orden hoy
Descarga el instalador, ponlo en la computadora de recepción y recibe el siguiente carro con una orden en lugar de una hoja. La licencia se compra cuando ya lo viste funcionando.
Descargar ioSoft TallerLo que rodea a la orden de trabajo
La orden es el centro, pero no está sola: de un lado la recepción que la abre, del otro el anaquel y la caja que la cierran.
Recepción de vehículos
La hoja de servicio que deja por escrito con qué entró el carro: kilometraje, gasolina, golpes y el motivo con las palabras del cliente.
VerMantenimientos
La bitácora de cada vehículo: qué se le hizo, a qué kilometraje y qué le toca la próxima vez que entre.
VerRefacciones
Qué tienes en el anaquel, qué salió en cada orden y qué hay que pedir antes de que falte.
VerCorte de caja
Anticipos, saldos y el cierre del día sin sumar a mano. Cada cobro con su orden, su forma de pago y quién lo recibió.
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