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En un negocio de cinco personas, «todos pueden todo» funciona hasta el día en que deja de funcionar. Y no deja de funcionar por un robo: deja de funcionar porque alguien anuló lo que no era y nadie sabe quién.
Poner usuarios no es dejar de confiar en la gente. Es dejar de necesitar la confianza para contestar una pregunta.
Empieza por los cuatro papeles de siempre
Casi cualquier negocio pequeño se ordena con cuatro papeles, y conviene empezar con ellos antes de inventar permisos uno por uno:
- 01
Quien recibe
Abre el trabajo, atiende al cliente y consulta. No anula ni cambia precios.
- 02
Quien ejecuta
Registra lo que hizo sobre el trabajo que ya está abierto. No toca la caja.
- 03
Quien cobra
Cobra, da vuelto y cierra el día. No borra lo que ya se cobró.
- 04
El dueño
Puede todo lo anterior, además de anular, ajustar precios y ver los números del negocio.
Lo que de verdad importa que quede registrado
No hace falta guardar cada clic. Hacen falta las tres o cuatro acciones que cambian dinero o borran trabajo:
- Anular un cobro o un documento ya emitido.
- Cambiar un precio por debajo de lo que estaba puesto.
- Fiar, y quién lo autorizó.
- Cerrar la caja del día con una diferencia.
Una clave por persona, no una del local
La clave compartida anula todo lo anterior de un golpe: si entran cuatro personas con el mismo usuario, no hay registro que valga. Y cuando alguien se va, hay que cambiarla para todos, así que nadie la cambia.
Esto pesa más cuando el negocio trabaja con varias computadoras en el local, porque la misma acción puede venir de tres sitios distintos. Las aplicaciones de ioSoft traen los papeles del oficio ya definidos —recepción, trabajo, caja— para no tener que armarlos desde cero.