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ioSoft Motel · Tablero de cuartos

La casa entera, de un vistazo

Un motel no se lleva en una lista: se lleva en una pared. Cuál está libre, cuál ocupado, cuál sigue sin asear y quién lleva más tiempo del que pagó. Es la pantalla que la recepción mira mientras habla por la ventanilla, y por eso está hecha para leerse de lejos.

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Turno de noche · 2:05 a.m.

1

Libre

Sencillo

2

Ocupado

Sale 2:40

3

Libre

Jacuzzi

4

En aseo

Salieron 1:15

5

Ocupado

Se pasó 40 min

6

Fuera de servicio

Clima descompuesto

7

Libre

Sencillo

8

Ocupado

Sale 3:20

Tres libres, tres ocupados, uno en aseo y uno fuera de servicio. La respuesta a «¿tiene cuarto?» está antes de que termine la pregunta.

Qué lleva un formato de control de habitaciones

Da igual si se lleva en una hoja por turno, en una libreta de pasta dura o en pantalla: son las mismas columnas, y son las que el corte de turno va a necesitar al amanecer.

  1. 1

    Cuarto y tipo

    Un renglón por cuarto, en el orden en que están en el pasillo, con su tipo: sencillo, jacuzzi, con cochera. Es lo que no cambia, y por eso va impreso.

  2. 2

    Estado

    Libre, ocupado, en aseo o fuera de servicio. Son cuatro, no dos: la diferencia entre desocupado y libre es la que evita que alguien entre donde no debe.

  3. 3

    Hora de entrada y tarifa

    A qué hora se dio entrada y con qué tarifa. De estas dos columnas sale todo lo demás, así que se llenan en el momento y no al rato.

  4. 4

    Hora de salida

    La hora en que le toca salir, calculada al entrar. Es la columna que se lee toda la noche y la que más veces se hace mal de cabeza.

  5. 5

    Consumo

    Lo que se le ha cargado al cuarto además de la renta: una cerveza, una hora extra. Va aquí para que la cuenta se cobre completa a la salida.

  6. 6

    Placas

    Las placas del coche, y nada más. Un motel no anota quién entra; anota qué coche está en qué cochera, por si hay que ir a tocar.

  7. 7

    Salida real

    A qué hora se fue de verdad y quién dio la salida. Cierra el renglón, manda el cuarto a aseo y es lo que el corte de turno va a sumar.

Una hoja cubre las siete. Lo que la hoja no hace es calcular la hora de salida sola, avisar cuando ya pasó, ni cambiar de estado cuando la camarista termina al otro lado del motel: eso es lo que el tablero de ioSoft Motel se queda, y por eso las columnas de arriba son las mismas que se ven en la pared de la recepción.

El tablero no se actualiza a mano

Un tablero sirve cuando dice la verdad. Si la pared y lo que de verdad está pasando en los cuartos pueden discrepar, deja de mirarse a los dos días y el motel vuelve a las llaves colgadas y a la memoria de quien esté.

  • Se ocupa al dar entrada

    Dar entrada ocupa el cuarto. No hay un segundo paso que alguien pueda olvidar con el coche esperando.

  • Se ensucia al dar salida

    Dar salida lo manda a aseo. El mismo movimiento que cierra la cuenta es el que avisa a la camarista.

  • Y no se puede dar dos veces

    Un cuarto ocupado no se puede volver a dar. El sistema lo rechaza, en lugar de confiar en que nadie se equivoque de noche.

La hora de salida que cada cuarto muestra sale de la tarifa con la que se rentó, y el paso de aseo a libre lo da quien asea el cuarto.

Preguntas sobre el tablero

¿Qué lleva un formato de control de habitaciones?
Siete columnas: el cuarto y su tipo, el estado, la hora de entrada con su tarifa, la hora de salida calculada, el consumo cargado, las placas del coche y la hora de salida real con quien la dio. Las mismas en una hoja que en pantalla.
¿Sirve un formato de control de habitaciones en Excel?
Para un motel de pocos cuartos y un solo turno, sí: una hoja por turno ordena la noche y es mejor que las llaves en el clavo. Deja de alcanzar cuando la hora de salida se calcula de cabeza a las tres de la mañana, cuando la camarista no ve la hoja de la recepción, o cuando la hoja de anoche ya no está para hacer el corte. Un formato guarda, pero no calcula ni avisa.
¿Cuántos estados tiene un cuarto?
Cuatro: libre, ocupado, en aseo y fuera de servicio. Los cuatro caben en la pared porque los cuatro cambian lo que la recepción puede hacer con ese cuarto ahora mismo.
¿Un cuarto que se desocupa queda libre de inmediato?
No. Un cuarto del que acaban de salir pasa a aseo, nunca directo a libre. Es la única regla que el tablero no deja saltarse, porque saltársela es mandar a alguien a una cama sin hacer.
¿El tablero avisa cuando alguien se pasó de su hora?
Sí. Cada cuarto ocupado muestra a qué hora le toca salir, y cuando esa hora ya pasó el cuarto lo dice con todas sus letras. Es la lista de puertas a las que hay que ir a tocar.
¿Se ve el mismo tablero desde dos computadoras?
Sí. La recepción y el cuarto de aseo pueden estar en computadoras distintas del motel, sobre el mismo tablero: lo que una marca, la otra lo ve. Van por la red del negocio, no por Internet.
¿Qué pasa si se cae Internet?
Sigue funcionando. El tablero vive en la computadora principal del motel, así que la recepción sigue dando entrada, cobrando y marcando cuartos aunque no haya conexión.

Baja las llaves del clavo

Instálalo en la computadora de recepción y abre ahí el turno que sigue. El tablero es lo primero que deja de contestarse a gritos.

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Lo que cuelga del tablero

El tablero es el centro. De cada cuarto salen la tarifa, el consumo, el aseo y el corte.

Alrededor del tablero