Desocupado no es lo mismo que libre
Entre que un coche se va y que el cuarto se puede volver a rentar hay una persona haciendo la cama. Esa media hora es la que un pizarrón no distingue y la que cuesta caro cuando se pierde: el tablero la tiene como un estado propio, y solo el aseo la termina.
Qué lleva un reporte de camarista
Da igual si se lleva en una hoja engrapada al carrito, en un formato impreso o en pantalla: son las mismas partes, y son las que el encargado va a querer leer cuando falte una toalla o sobre un cuarto.
1
Camarista, turno y fecha
Quién lo llena, qué turno y qué fecha. Un reporte sin nombre no se puede reclamar ni agradecer.
2
Número de cuarto
Uno por renglón, en el orden del pasillo. Es la lista de puertas que hay que tocar, no una lista de cuartos que existen.
3
Estado al llegar
Cómo lo encontró al llegar: salida, ocupado, ya libre o fuera de servicio. Es lo que la camarista sabe antes que nadie y lo que la recepción a veces no.
4
Hora de entrada y de salida
A qué hora entró y a qué hora lo dejó listo. Con eso se sabe cuánto tarda un cuarto y cuántos caben en un turno.
5
Blancos y amenidades
Lo que se repuso y lo que se llevó: toallas, sábanas, jabón, lo del minibar. Es la única cuenta que el almacén tiene del cuarto.
6
Desperfectos
El clima que no enfría, la llave que gotea, el foco fundido. Un desperfecto escrito se arregla; uno dicho en el pasillo se olvida.
7
Objetos olvidados
Lo que quedó en el cuarto, con hora y descripción. Se anota siempre, aunque no valga nada, porque el día que valga alguien va a preguntar.
8
Visto bueno
Quién revisó el cuarto antes de darlo por listo. Es la firma que separa «lo limpié» de «se puede rentar».
Un formato en papel cubre las ocho. Lo que el papel no puede hacer es avisarle a la recepción, en el momento, que el cuarto 4 ya se puede rentar: esa es la parte que ioSoft Motel se queda, y por eso el estado del cuarto vive en el tablero y no en la hoja.
El único camino de un cuarto
1
Ocupado
La recepción da entrada y el cuarto queda ocupado en el tablero.
2
En aseo
Se da salida, se cobra la cuenta y el cuarto pasa a aseo solo.
3
Libre
La camarista lo marca listo desde su computadora y vuelve a poder rentarse.
No hay una flecha de «ocupado» a «libre». Esa flecha es la que produce el peor rato que puede pasar en un motel.
Dos computadoras, un solo tablero
La camarista y la recepción trabajan sobre el mismo tablero desde computadoras distintas, por la red del motel. Lo que una marca, la otra lo ve — sin gritarlo por el pasillo y sin depender de que haya Internet.
Se avisa solo
La camarista marca el cuarto listo desde donde está, y la recepción lo ve libre al instante.
Y no ve de más
Su usuario ve los cuartos y nada más: ni quién está adentro, ni lo que se cobró.
Sin pasar por Internet
Todo va por la red del local. Si se cae Internet, el aseo y la recepción siguen coordinados.
Los cuatro estados se leen juntos en el tablero de cuartos, y la salida que manda un cuarto a aseo es la misma que cierra la cuenta del cuarto.
Preguntas sobre el aseo
- ¿Qué debe llevar un reporte de camarista?
- Ocho cosas: quién lo llena y en qué turno, el número de cuarto, el estado en que lo encontró, la hora de entrada y de salida, los blancos y amenidades que repuso, los desperfectos, los objetos olvidados y el visto bueno de quien lo revisó. Las mismas en papel que en pantalla.
- ¿Sirve un formato de reporte de camarista en PDF o en Excel?
- Para empezar, sí: un formato impreso ordena el turno y es mejor que la memoria. Deja de alcanzar en el momento en que la recepción necesita saber si el cuarto 4 ya se puede rentar y el reporte está en el carrito de la camarista, al otro lado del motel. Un formato guarda, pero no avisa.
- ¿Qué le pasa al cuarto cuando alguien sale?
- Pasa a aseo, no a libre. Es la única regla que el tablero no deja saltarse, porque saltársela una vez es mandar a un cliente a una cama sin hacer.
- ¿Quién devuelve un cuarto a libre?
- Quien tenga el permiso de marcar cuartos aseados: normalmente la camarista, desde su propia computadora, sin tener que ir a decírselo a la recepción.
- ¿Qué ve la camarista?
- Solo los cuartos y el botón de marcarlos aseados. Es el rol más corto del catálogo, a propósito: la camarista no tiene por qué ver quién está en cuál cuarto ni cuánto se cobró anoche.
- ¿Y un cuarto con el clima descompuesto?
- Se saca de servicio, que es un estado aparte. Deja de ofrecerse al dar entrada y sigue viéndose en el tablero con el motivo escrito, para que nadie lo cuente como disponible.
- ¿Se puede deshacer una salida?
- Sí. Si la recepción dio salida por error, se puede regresar la estancia y el cuarto vuelve a ocupado. A las tres de la mañana se aprieta lo que no era, y el tablero tiene que poder seguir la corrección.
Que nadie entre a un cuarto sin hacer
Instálalo en la computadora de recepción y marca ahí el aseo de cada cuarto. Lo que deja de pasar el primer día es que alguien rente un cuarto que todavía no está hecho.
Descargar ioSoft MotelAlrededor del aseo
El aseo cierra el ciclo del cuarto y lo devuelve al tablero.
Tablero de cuartos
La casa entera en una pantalla: cuál está libre, cuál ocupado, cuál en aseo y quién lleva cuánto adentro.
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